Gdy produkujesz lub sprowadzasz towar na zamówienie klienta, zwykle prosisz o wpłatę części ceny z góry. Taką wpłatę dokumentuje faktura zaliczkowa, a po realizacji zamówienia wystawia się fakturę końcową, która ją rozlicza. Poniżej wyjaśniamy, jak przejść przez cały proces bez zbędnych błędów.
Kiedy faktura zaliczkowa ma sens
Zaliczka jest typowa tam, gdzie sprzedawca ponosi koszty jeszcze przed wydaniem towaru: meble robione na wymiar, nadruki na zamówienie, sprzęt sprowadzany od dostawcy czy usługi wymagające wcześniejszych zakupów materiałów. Dzięki wpłacie z góry sprzedawca ma pewność, że klient jest zdecydowany, a klient dostaje dokument potwierdzający, że część ceny już zapłacił.
Warto odróżnić zaliczkę od zadatku. Zadatek ma inne skutki prawne (np. w razie niewykonania umowy), dlatego w umowie lub w potwierdzeniu zamówienia jasno napisz, o którą formę chodzi. Skutki podatkowe i cywilnoprawne obu pojęć warto zweryfikować w aktualnych przepisach lub u księgowego.
Jak wystawić fakturę zaliczkową krok po kroku
Zasada jest prosta: fakturę zaliczkową wystawia się do otrzymanej wpłaty, a nie do całej wartości zamówienia. Poniżej kolejność działań.
- Ustal warunki zamówienia. Spisz, co jest przedmiotem sprzedaży, jaka jest łączna cena, jaką kwotę zaliczki klient wpłaca i do kiedy. Najlepiej zrobić to w umowie lub w potwierdzeniu zamówienia.
- Poczekaj na wpłatę. Co do zasady obowiązek podatkowy w VAT z tytułu zaliczki powstaje z chwilą jej otrzymania, a nie z chwilą ustalenia, że zapłata ma nastąpić. Dlatego fakturę zaliczkową wystawia się w związku z faktycznie otrzymaną kwotą.
- Wystaw fakturę z oznaczeniem „faktura zaliczkowa”. Powinna zawierać standardowe dane: sprzedawcę, nabywcę, datę wystawienia, numer, opis zamówienia, kwotę zaliczki i stawkę VAT właściwą dla sprzedawanego towaru lub usługi. Przy fakturze zaliczkowej wpisujesz kwotę otrzymanej wpłaty, a nie pełną cenę.
- Dodaj informacje o płatności. Wpisz datę otrzymania zaliczki i sposób zapłaty, żeby później łatwo powiązać dokument z przelewem lub wpłatą gotówkową.
- Przekaż fakturę klientowi. Sposób przekazania (w tym wymogi dotyczące faktur ustrukturyzowanych i KSeF) zależy od aktualnych przepisów oraz od tego, czy kupujący jest firmą, czy konsumentem. Sprawdź obowiązujące zasady, bo w tym obszarze zmiany wchodziły etapami.
Jak rozliczyć zaliczkę na fakturze końcowej
Po zrealizowaniu zamówienia, czyli wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, wystawiasz fakturę końcową. Pokazuje ona pełną wartość sprzedaży, a następnie odejmuje od niej wcześniej otrzymane zaliczki. Klient płaci tylko pozostałą kwotę.
Na fakturze końcowej warto zamieścić:
- pełną wartość zamówienia (netto, VAT, brutto),
- numery i daty wszystkich wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych,
- kwoty zaliczek już opłaconych,
- kwotę, która pozostała do zapłaty.
Jeśli klient wpłacał zaliczkę w kilku ratach, każda wpłata powinna mieć własną fakturę zaliczkową, a faktura końcowa uwzględnia je wszystkie. Gdy zaliczka pokryła całą cenę, kwota do zapłaty wynosi zero, ale faktura końcowa nadal jest potrzebna, bo domyka rozliczenie sprzedaży.
Przykład w uproszczeniu
Zamówienie warte umownie 1000 zł brutto, zaliczka 300 zł. Najpierw po wpłacie wystawiasz fakturę zaliczkową na 300 zł. Po wydaniu towaru wystawiasz fakturę końcową na 1000 zł, odliczasz 300 zł zaliczki i klient dopłaca 700 zł. Kwoty są tu wyłącznie ilustracją, a sposób wykazania VAT zależy od stawki i zasad obowiązujących w Twoim przypadku.
Co zrobić, gdy zamówienie zostanie anulowane
Zdarza się, że klient rezygnuje, a sprzedawca zwraca zaliczkę. Wtedy trzeba skorygować wcześniejszą fakturę zaliczkową, zwykle fakturą korygującą, która pomniejsza lub zeruje podstawę opodatkowania i podatek. Sposób i moment ujęcia korekty zależą od okoliczności, np. od tego, czy zwrot nastąpił, a także od zapisów umowy. Jeśli zaliczka przepada zgodnie z umową, jej rozliczenie bywa inne, dlatego w razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym.
Najczęstsze błędy i dobre praktyki
- Faktura na całą kwotę zamiast na zaliczkę. To prowadzi do zawyżenia sprzedaży i zamieszania w rozliczeniu VAT.
- Brak odniesienia do zaliczek na fakturze końcowej. Klient może zapłacić dwa razy, a Ty będziesz mieć kłopot z uzgodnieniem salda.
- Niejasna umowa. Brak wskazania, czy wpłata to zaliczka, czy zadatek, i co dzieje się w razie rezygnacji, często kończy się sporem.
- Pomylona stawka VAT. Stawka na fakturze zaliczkowej powinna odpowiadać przedmiotowi sprzedaży, a nie tylko temu, jak wygodnie ją wpisać.
- Brak ewidencji wpłat. Prowadź prostą listę zamówień z datą wpłaty, kwotą zaliczki i numerami faktur. Ułatwi to rozliczenie i kontakt z klientem.
Przepisy dotyczące VAT, faktur i KSeF mogą się zmieniać, a szczegóły zależą od formy opodatkowania i rodzaju sprzedaży. Przed wdrożeniem procesu w firmie sprawdź aktualne regulacje lub poproś o weryfikację księgową. Raz dobrze ustawiony schemat: umowa, wpłata, faktura zaliczkowa, realizacja, faktura końcowa, pozwoli prowadzić sprzedaż na zamówienie sprawnie i bezpiecznie.
